Revisar documentos, uno por uno. Justo donde distraerse sale caro.
Un sistema con IA lee cada documento y te marca solo la cláusula que no debería estar.
El mismo criterio se aplica a cada documento de la corrida.Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Automatizar la revisión de documentos es extraer los datos que te importan sin abrir archivo por archivo y compararlos contra tus criterios escritos. A una persona le llegan solo los desvíos marcados, con el criterio que los marcó.
Última actualización:
Los documentos se revisan. Lo que se escapa, no.
Hoy
- Alguien abre archivos uno por uno para sacar los mismos datos.
- El criterio de revisión lo conoce una persona y no está escrito.
- Los documentos viven en carpetas y correos, no en un sistema.
- Encontrar un documento viejo toma demasiado.
Con el sistema
- Los datos extraídos y ordenados, sin abrir archivo por archivo.
- Tus criterios escritos y aplicados igual siempre.
- Los desvíos señalados para que una persona revise solo eso.
El documento, desde que llega. Y dónde se traba.
- 01
Llega el documento
Por adjunto, carpeta o el correo de alguien.
- 02
Alguien lo abre
Y busca los mismos datos, cada vez en otro lugar.
- 03
Se transcriben los datos
Tecleados a mano. Ahí entra el error.
Ver Conciliación → - 04
Se compara contra el criterio
Un criterio no escrito: dos personas no marcan lo mismo.
- 05
Se decide si pasa
Ante la duda, se espera a quien tiene más experiencia.
- 06
Se archiva
En una carpeta que solo entiende quien la creó.
- 07
Alguien lo necesita de vuelta
Encontrarlo toma más que revisarlo la primera vez.
El código y los datos son tuyos desde el primer día. Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
Legal no delega una revisión sin estas respuestas.
¿Cuánto cuesta automatizar la revisión de documentos?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy esa revisión: cuántos documentos entran al mes, cuánto demora cada uno y qué pasa cuando se escapa un desvío. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Esto reemplaza a la persona que hoy revisa?
No. Reemplaza la parte de abrir, buscar y transcribir. Quien decide qué se aprueba y quién firma sigue siendo tu gente: lo que cambia es que revisa los desvíos marcados en vez de leer todo para encontrarlos.
¿Funciona con documentos escaneados?
Sí, aunque la calidad del escaneo cambia cuánto hay que verificar a mano. Eso se mide con tus documentos reales antes de definir el alcance, no se promete antes de haberlos visto.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Dos cosas para medir el proceso. Una conversación con la persona que hoy lo sostiene, y acceso de lectura a lo que ya existe: la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Quieres tu mitad de esa cuenta antes de escribir? Calcula cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale automatizarlo. Te lo digo primero.
Favio Mendoza, fundador
Hablas directo con quien después lo construye.
Conóceme → Treinta minutos por videollamada. Me cuentas cómo se hace hoy y te digo por dónde empezaría.