La regla de precio vive en una cabeza. Escrita, cotiza cualquiera.
Un sistema con IA lee el pedido que llega a medias y cotiza con tu regla.
Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Automatizar cotizaciones es escribir tus reglas de precio en un sistema: material, volumen, plazo, tipo de cliente y descuento máximo. La cotización sale el mismo día y con el margen intacto, la arme quien la arme.
Última actualización:
Dos personas cotizan distinto. Y nadie lo ve urgente.
Hoy
- La hoja maestra tiene fórmulas que nadie se atreve a tocar.
- Dos personas cotizan lo mismo y les sale distinto.
- El descuento se aprueba por WhatsApp y no queda registro.
- Si quien cotiza está de viaje, las cotizaciones esperan.
Con el sistema
- Las reglas de precio escritas, fuera de la cabeza de una persona.
- Cualquiera del equipo cotiza sin poder romper el margen.
- Cada cotización queda registrada: quién, cuándo y con qué condiciones.
Cotizar, de punta a punta. Y dónde se rompe.
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Entra el pedido
Por correo o WhatsApp, con la especificación a medias.
- 02
Se arma el precio
Alguien aplica de memoria lo que la hoja no dice.
- 03
Se aprueba el descuento
Por mensaje. No queda quién autorizó qué.
Ver Documentos → - 04
Sale la propuesta
Con el formato y las condiciones de cada vendedor.
- 05
Se hace seguimiento
Nadie sabe cuáles vencieron ni a cuál llamar.
Ver Cobranzas → - 06
Se convierte en orden
El precio se vuelve a tipear en otro sistema.
Ver Conciliación → - 07
Se mide el margen
Al cierre del mes, cuando ya no se corrige.
Ver Reportes →
El código y los datos son tuyos desde el primer día. Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
Cinco decisiones que no son del software. Se toman antes.
Cinco decisiones del negocio que conviene tomar antes de elegir cualquier herramienta. Salen de haberlas tomado mal en mi propio software.
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01
Si la cotización es un documento o es un registro
Casi siempre es un archivo. Se arma, se envía y vive en una carpeta con el nombre del cliente. Mientras esa sea la única forma en que la cotización existe, no hay dónde poner la regla de precio, porque la regla necesita un lugar que sobreviva al documento.
Si se decide tarde Invertir el orden después es rehacer el circuito completo. El documento tiene que ser la salida de un registro que ya existe, no el lugar donde nace la cotización. Es la decisión más barata al principio y la más cara al final.
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02
Dónde vive la lista de lo que vendes
Son dos listas y suelen nacer separadas: la que usa quien cotiza y la que etiqueta lo vendido. Las arma gente distinta para dos usos distintos, y conviven bien varios meses. Después divergen: un ítem existe en una y no en la otra, y comparar qué se cotizó contra qué se vendió deja de ser posible.
Si se decide tarde Unificarlas no es cambiar una configuración: hay que mover datos, arrastrar el histórico y decidir cuál de las dos listas gana. En mi propio CRM las dos listas nacieron separadas y terminé haciendo esa migración.
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03
Si un trato lleva un producto o varios
Un producto por trato es lo natural al empezar y funciona hasta la primera propuesta con dos líneas. Desde ahí, la segunda línea se escribe suelta dentro del documento y desaparece de todo lo que después quieras contar por producto.
Si se decide tarde Pasar de uno a varios obliga a tocar cada pantalla que leía ese campo. Y el campo viejo casi nunca se puede retirar del todo: queda ahí, sin uso, esperando a que alguien lo lea por error.
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04
Qué pasa con lo que no tiene precio de lista
Siempre hay ítems que solo se valorizan contra el trabajo concreto. Si el modelo exige un precio para que la línea pueda existir, la salida que encuentra el equipo es escribir cualquier número para poder avanzar.
Si se decide tarde Ese número nadie lo vuelve a corregir: queda como precio histórico y ensucia cualquier promedio que mires después. La excepción tiene que ser parte del modelo, no un escape del modelo.
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05
Qué se congela y qué sigue cambiando
El catálogo tiene que poder actualizarse sin reescribir lo que ya enviaste. Eso significa que la propuesta guarda su propia copia de lo que decía el día que salió: descripción, cantidad, importe, moneda, numeración y hasta cuándo vale.
Si se decide tarde Si la propuesta lee el catálogo en vivo, subir un precio reescribe hacia atrás las que ya están afuera. Y dejas de poder sostener un reclamo con lo que mandaste.
Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
El catálogo es un registro. La propuesta, una copia congelada.
Un ítem que falta en una lista queda marcado. La propuesta guarda su propia copia, así que cambiar el catálogo no reescribe lo que ya enviaste.
Cómo se ve este mismo proceso adentro de un rubro concreto, con las variables que manda ese rubro y no otro.
Quien cotiza pregunta esto antes de soltar la hoja.
¿Cuánto cuesta automatizar las cotizaciones?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy ese proceso: quién lo hace, cuántas horas al mes y qué se pierde cuando sale mal. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Tengo que cambiar el sistema de ventas que ya uso?
No. La regla de precio se conecta con lo que ya tienes. Si el proceso vive en un sistema que no es tuyo, hay que pedir permiso antes de construir, y eso lo conversamos en la primera llamada.
¿Qué pasa con los casos que hoy se cotizan a criterio?
Quedan como excepción con aprobación, no se fuerzan a la regla. Una regla que no admite excepciones se rompe la primera semana y el equipo vuelve a la hoja de cálculo con la que se sentía seguro.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Dos cosas para medir el proceso. Una conversación con la persona que hoy lo sostiene, y acceso de lectura a lo que ya existe: la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Quieres tu mitad de esa cuenta antes de escribir? Calcula cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale automatizarlo. Te lo digo primero.
Favio Mendoza, fundador
Hablas directo con quien después lo construye.
Conóceme → Treinta minutos por videollamada. Me cuentas cómo se hace hoy y te digo por dónde empezaría.